Greffe

Le Service du greffe a pour mission d’assumer le secrétariat général du conseil municipal (sept membres). Il leur apporte le soutien juridique et administratif nécessaire à la tenue de leurs séances. Il voit à rédiger l’ordre du jour de leurs séances et les procès-verbaux des rencontres tenues.

Les responsabilités du Service comprennent également, mais non exclusivement, les éléments suivants:

SAVIEZ-VOUS QUE?

La Municipalité de Coteau-du-Lac s’est dotée d’armoiries en 1967!

  • S’occuper de la rédaction des résolutions et des règlements et s’assurer de leur diffusion selon les modalités prévues par la loi;
  • Publier les divers avis exigés par les lois municipales;
  • Procéder à la rédaction de diverses ententes ou contrats avec d’autres organismes publics ou privés, avec des entreprises ou des particuliers;
  • Voit à la planification et à la coordination du processus d’appel d’offres et de gestion contractuelle;
  • Être le gardien légal de l’ensemble des documents de la Ville et voir à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., C.A-Z.1) au sein de l’administration municipale;
  • S’occuper de la vente des immeubles à l’égard desquels les impôts fonciers dus n’ont pas été payés;
  • Procéder aux assermentations de toute personne qui en fait la demande et émettre divers certificats et attestations officielles;
  • Gérer les réclamations reçues contre la Ville de Coteau-du-Lac;
  • Gérer les réclamations que la Ville a contre des tiers (ex. : bris d’un système d’éclairage dû à un accident);
  • Délivrer les certificats de conformité à la réglementation municipale après s’être assuré de celle-ci et, par le fait même, délivrer les autorisations de permis d’alcool;
  • Présider les élections et les référendums;
  • Voir à la gestion des documents administratifs et à celle des archives historiques;
  • Procéder à la recherche d’information pour les autres services de la Ville et pour les citoyens.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) stipule que toute personne qui en fait la demande à droit d’accès aux documents des municipalités.

Présenter une demande

La personne qui désire faire une demande d’accès à un document doit le faire par écrit. Cette demande, pour être recevable, doit être suffisamment précise pour permettre de trouver le document.

Pour de plus amples informations, joindre le Service du greffe en composant le 450 763-5822, poste 225.

Acheminer une demande

Votre demande doit être adressée à M. Luc Laberge, responsable de l’accès aux documents. Seule une demande écrite est susceptible de révision en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez acheminer votre demande :

  • par courriel : greffe@coteau-du-lac.com
  • par télécopieur : 450 763-0938
  • par courrier ou en personne :
    Monsieur Luc Laberge, directeur général et greffier
    Service du greffe
    342, chemin du Fleuve
    Coteau-du-Lac (Québec)  J0P 1B0

Heures d’ouverture

1er vendredi du mois de mai jusqu’à la fête de l’Action de grâces
Du lundi au jeudi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30
Le vendredi, de 8 h à 12 h

La semaine après la fête de l’Action de grâces jusqu’au dernier vendredi du mois d’avril
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Votre demande doit comprendre les renseignements suivants :

  • Nom, prénom
  • Adresse complète
  • Numéro de téléphone ou adresse courriel
  • Identification précise du document demandé

Suivi de la demande

Le responsable de l’accès dispose d’un délai de 20 jours, à partir de la réception de la demande pour rendre une décision, soit l’acceptation ou le refus de donner accès aux documents demandés.

Frais

Le droit d’accès à un document est gratuit s’il s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. Si le demandeur désire obtenir copie d’un document auquel il a accès, il devra en assumer les frais exigibles.

Consultation

La consultation des documents a lieu durant les heures normales d’ouverture des bureaux de l’hôtel de ville au 342, chemin du Fleuve.

Le commissaire à l’assermentation de la Ville de Coteau-du-Lac peut recevoir d’un citoyen qui réside sur le territoire de la municipalité une affirmation solennelle requise ou permise par les lois du Québec.

Lors de l’assermentation

Le résident qui veut être assermenté pour attester de la véracité des renseignements contenus dans un formulaire dûment rempli ou d’un texte qu’il a composé doit signer le document en présence du commissaire qui lui fait prêter serment. Pour être assermenté, le résident doit se présenter à l’hôtel de ville avec les documents nécessaires à l’assermentation, par exemple : un formulaire d’un ministère, un certificat de vie ou certificat de résidence.

Renseignements généraux

Pour de plus amples renseignements concernant les assermentations, veuillez-vous adresser au Service du greffe de la Ville de Coteau-du-Lac :

Afin d’être assermenté, vous devez vous présenter à l’hôtel de ville au 342, chemin du Fleuve, durant les heures d’ouverture.

Heures d’ouverture

1er vendredi du mois de mai jusqu’à la fête de l’Action de grâces
Du lundi au jeudi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30
Le vendredi, de 8 h à 12 h

La semaine après la fête de l’Action de grâces jusqu’au dernier vendredi du mois d’avril
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Frais

L’assermentation est offerte gratuitement par la Ville.

Véracité du contenu de la déclaration

Le commissaire à l’assermentation de la Ville n’est pas tenu de vérifier la véracité du contenu de la déclaration faite par la personne dont il reçoit le serment.

Droit de refuser une déclaration

Si le contenu de la déclaration est rédigé de façon erronée ou si le déclarant n’est pas en possession de toutes ses facultés, le commissaire possède le droit de refuser d’assermenter le déclarant.

Validité de la déclaration

La déposition reçue sous affirmation solennelle par un commissaire à l’assermentation a la même validité juridique qu’un serment prêté devant un tribunal.

Le Service du greffe voit à l’administration et à la gestion des réclamations faites à la municipalité. Un individu qui soutient avoir subi des dommages matériaux ou des blessures corporelles en raison de la faute de la Ville peut formuler une réclamation auprès des Services afin de recouvrer les dommages encourus.

Avis juridique

Les renseignements fournis dans la présente section sont à titre indicatif seulement et sont une adaptation des textes législatifs applicables. Ils n’ont aucune valeur légale. Les textes législatifs en vigueur ont toujours préséance sur le contenu de la présente section.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Service du greffe durant les heures d’ouverture au 450 763-5822, poste 225.

Comment formuler votre réclamation

Si vous avez subi un dommage matériel ou des blessures corporelles résultant d’un accident et que vous souhaitez réclamer à la Ville de Coteau-du-Lac des dommages-intérêts, vous avez 15 jours à compter de la date du sinistre pour adresser votre mise en demeure au Service du greffe de la Ville. Cette étape est essentielle pour que votre réclamation soit recevable. À défaut de respecter ce délai, votre recours sera prescrit. Il est de votre responsabilité de vous assurer que la Ville de Coteau-du-Lac a reçu votre réclamation dans le délai prescrit.

Votre avis de réclamation doit être envoyé par courrier à l’adresse suivante :

Service du greffe
Hôtel de ville
342, chemin du Fleuve
Coteau-du-Lac (Québec)  J0P1B0

Document à fournir

Vous devez fournir toutes les pièces justificatives requises pour valider les montants réclamés (preuves photographiques, factures ou autres documents pertinents). À noter que fardeau de la preuve repose sur le propriétaire qui intente une poursuite contre la Ville.

Blessures corporelles

Dans le cas d’un accident ayant causé des blessures corporelles (exemple : une chute sur le trottoir), il est préférable d’aviser la Ville dans les plus brefs délais de votre intention de réclamer un dédommagement.

Décision de la Ville en recours

Si vous n’êtes pas satisfait de la décision de la Ville ou si vous n’avez pas reçu de décision, vous avez six mois à compter de la date du sinistre pour intenter une action en dommages-intérêts contre la Ville devant le tribunal approprié, à défaut de quoi votre recours sera prescrit.

Exonération

En vertu de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q. c. C-19), la Ville de Coteau-du-Lac ne peut être tenue responsable lors de dommages subis notamment en cas :

  • Accident sur les trottoirs, les rues et les chemins en raison de la neige ou de la glace à moins que le réclamant n’établisse que l’accident a été causé par négligence ou faute de la municipalité. Article 585 (7);
  • Dommages en matière de voirie causés par la présence d’un objet sur la chaussée, que cet objet provienne ou non d’un véhicule automobile ou qu’il soit projeté par celui-ci. Elle n’est pas non plus responsable des dommages causés par l’état de la chaussée aux pneus ou au système de suspension d’un véhicule automobile. Article 604.1;
  • Dommages causés par le refoulement d’un égout à des articles, marchandises ou effets conservés pour quelque fin que ce soit dans une cave ou un sous-sol, si le réclamant a déjà reçu une compensation de la municipalité pour des dommages semblables causés au même endroit et n’y ayant subséquemment installé, à au moins 30 cm du plancher et à une distance d’au moins 30 cm des murs extérieurs, un support sur lequel doivent être conservés ces articles, marchandises ou effets. Article 585 (8).